Betydningen og vigtigheden af sporbarhedsprocessen er rimelig godt kendt blandt de danske fødevarevirksomheder.

Statistikkerne og tendenserne peger da også i retning af, hvor vigtig et område håndteringen af sporbarhed er. Hvad disse statistikker og tendenser ikke fastslår, hvordan fødevarevirksomhederne skal designe deres sporbarhedsprocedurer

De fire følgende afsnit skal give dig og din fødevarevirksomhed et klarere billede af, hvordan du kan omgås denne sporbarhedsproces:

1. Læg fundamentet med en digital platform

Det første skridt i etableringen af et velfungerende sporbarhedssystem, der skal sikre fødevaresikkerheden, vil være at finde det rigtige system til lige netop jeres forretning. Manuelle arbejdsprocesser med noter på papirblokke hører sig ikke nutiden til, så du bliver nødt til at lede efter en fuld digital løsning. Her er det afgørende, at jeres valg af løsning er skræddersyet i forhold til funktionaliteter inden for fødevare- og drikkevarevirksomheder, ligesom din egen organisation.

Her er vores bud på de vigtigste fordele, hvis du anvender et branchespecifikt ERP-system til at optimere jeres sporbarhed:

• Mulighed for at definere et hvilket som helst antal felter for forskellige slags råmateriale og færdigvareinformationer: herunder partinumre, oprindelsesland, sort, mængde, udløbsdato og mere.
• Integrationer med øvrige enheder, herunder stregkodescannere og IoT-aktiveret udstyr.
• Realtidsopdateringer baseret på de seneste data.
• Nem adgang med en intuitiv brugergrænseflade og – i tilfælde af cloudimplementeringer – mobil adgang.

Selvom de indledende forberedelser kan afkræve store ressourcer i form af investering i tid og kræfter, er det afgørende, at I har den rigtige teknologi på plads, hvis jeres ambition på sigt er at komme til at mestre sporbarhed.

2. Samarbejde med Supply Chain-partnere

Som næste trin i processen er det vigtigt, at du kommunikerer med både dine leverandører og kunder for at sikre, at deres tilgange til sporbarhedsprocessen stemmer overens med din egen. Alle involverede parter skal hjælpe med at opnå fuld end-to-end-sporing af alle ingredienser og varer. Når alt kommer til alt, vil din virksomhed ikke være i stand til at indfri dine mål på egen hånd, hvor fuldt og kommunikativt samarbejde med dine øvrige forretningspartnere kan være nøglen til at komme over målstregen.

Tidligere var det måske tilstrækkeligt, at dine materialer og færdigvarer kun skulle spores et skridt frem og et skridt tilbage i forsyningskæden – det er ikke længere optimalt. I din virksomhed er det behov og brug for fuldkommen synlighed: lige fra den oprindelige leverandør af dine materialer til de næste skridt i produktrejsen gennem andre distributionskanaler.

Ingen relevante detaljer må udelades, alle kritiske sporingspunkter (CTP’er) skal dækkes, ligesom information skal deles rettidigt. Sørg for at diskutere og aftale nærmere omkring hvert af de følgende punkter med dine partnere:

• Hvilke ingrediens- og produktdata skal registreres?
• Hvornår skal der indsamles oplysninger? (herunder alle CTP’er ved modtagelse og afrejse osv.)
• Hvordan data vil blive delt mellem forskellige enheder (ideelt set gennem et fuldt digitalt format, der importeres til dit ERP-system)
• Hvor ofte skal informationen videresendes? (umiddelbare opdateringer i realtid er det optimale)

Dine løbende samtaler med både leverandører og kunder er afgørende for at sikre integriteten af dine data og samtidig lette produkttilbagekaldelser og tilbagetrækninger, når dette er nødvendigt.

3. Opret et internt tilbagekaldelsesteam og en tilbagekaldelsesplan

Når snakken falder på produkttilbagekaldelser, er det højest sandsynligt et stort virksomhedsønske, at I formår at undgå disse problemer, hvilket gode sporbarhedsprocedurer for fødevaresikkerhed ofte kan sikre. Vi må også bare erkende, at selv de bedst udarbejdede planer kan gå i vasken. I tilfælde af, at bålet begynder at brænde, skal du være forberedt på smidigt og hurtigt at kunne udføre en række trin, der skal følges.

I dit tilbagekaldelsesteam vil du gerne have inkluderet fabrikspersonale, en driftsleder, repræsentanter fra din kommunikations- eller marketingafdeling og potentielt nogle af de øverste beslutningstagere i din virksomhed. De bør straks igangsætte processen med disse handlinger:

• Underret alle medlemmerne af det interne tilbagekaldelsesteam og registrer herefter hændelsen.
• Bestem risikoniveauet og vurder sværhedsgraden samt omfanget af uregelmæssigheden.
• Send vigtige meddelelser rundt, herunder dem til myndigheder og berørte kunder.
• Tilbagehold øjeblikkeligt produkter, der er berørte af uregelmæssigheden og track herefter på ophavet til fejlen.
• Fastlæg omfanget af tilbagekaldelsen og igangsæt processen.
• Indlever alt nødvendigt papirarbejde, når de berørte varer er trukket tilbage.

En fødevarespecifik ERP-platform kan lette og endda ofte automatisere nogle af disse trin, hvilet hjælper med at sikre, at alle involverede bliver gjort opmærksomme på situationen, og at alle overholdelsesregler følges for at beskytte både folkesundheden og overholdelse af alle gældende love.

4. Automatisering af dataindsamling

Før du kan betragte dine sporbarhedsplaner som fuldendte, bør du stræbe efter en automatisering og digitalisering af din informationsfangst. Her er teknologien igen din samarbejdspartner, hvor ERP-systemer, som kan integreres med stregkodesystemer på dit lager, kan strømline indsamlingsprocessen i mere effektiv grad.

Datarige etiketter er en anden vigtig del af denne ligning, da du ønsker at kunne indfange så mange detaljer som muligt med en enkelt scanning. I kan starte med at bruge nedstående som en foreløbig liste, hvor du løbende kan opbygge på automatiseringsdelen og løbende udvide efter behov, så det er tilpasset dine driftsmæssige gøremål:

• Scan stregkoder/QR-koder automatisk ved varemodtagelse og inden lagerføring
• Automatiser endnu en scanning senere: for plukning til brug i fremstillingsprocedurer
• Overvåg temperaturer, konsistens og andre relevante faktorer under behandlingen, og evaluer løbende på resultaterne
• Opret nye stregkoder og tildel partinumre til færdigvarer
• Scan automatisk igen ved plukning til ordreopfyldelse og igen ved indlæsning til forsendelse/levering

Disse tiltag kan også være en medvirkende faktor til at sikre en ensartet produktkvalitet, da mere information om dine færdigvarer, vil give dig bedre mulighed for at vurdere, om dine processer har brug for en gentænkning i forhold til optimerende indgriben.

Samarbejd med en troværdig ERP-udbyder

For nu har vi fastslået, hvordan du opretter dine fødevareprodukters sporbarhedsprocedurer, og hvor vitale specialbyggede teknologiske løsninger er for din indsats i at spore råvarer og færdige produkter fra den ene ende af forsyningskæden til den anden.

I Notora er vi stolte af at møde kunder, uanset hvor de er i deres digitale transformationsrejse, hjælpe dem med at definere deres mål tydeligt og forbedre deres indsatser med vores brancheekspertise. Vi ser vores fødevarekunder som en slags samarbejdspartner, hvor det fælles formål går ud på at opbygge og skabe holistiske forbedringer i de danske fødevarevirksomheder.

Hvis du er klar til at høre mere om, hvordan vi i Notora forholder os til funktionaliteter omhandlende sporbarhedsprocedurer til fødevareindustrien, så kontakt os i dag!