Vi skal passe på vores ting, for når vi passer på dem, så holder de både længere og giver os mere glæde og nytte.
Hold dine RPA-løsninger og digitale assistenter ved lige, så får du mest muligt ud af dem.

Sæt en effektiv overvågningsplan op, så kan du tackle eventuelle udfordringer med dine digitale assistenter allerede i opløbet.

Og husk: vedligeholdelse er ikke kun relevant for software og digitale assistenter – det gælder også andre ting i livet såsom mahognitræ.

Lad os udforske, hvorfor det er vigtigt og hvordan du bedst kan gøre det. Vi starter dog med at definere begreberne og derefter dykker vi ned i dem.

Revolutionær RPA: Dine digitale assistenter

RPA, eller Robotic Process Automation, ændrer spillet for administrative opgaver. Med RPA kan vi automatisere alt fra fakturabehandling til datasikring, simpelthen ved at efterligne vores menneskelige kollegaers handlinger. Automatiseringen fungerer nemlig ved, at vi lærer computeren selv at bevæge sig rundt i de programmer og systemer, som vi har installeret. På den måde efterligner den det arbejde, vores menneskelige kollegaer udfører.
Således får du med RPA din helt egen digitale assistent, der frigiver tid fra rutinearbejde til mere værdiskabende opgaver.

Nu hvor vi har det digitale på plads, så lad os dykke ned i verdenen af mahognitræ og hvorfor man kan koble vedligeholdelsen af RPA sammen med en velholdt omgang mahogni.

Mahogni-mirakel: Fra forsømt til fantastisk facade!

Jeg er så heldig at have en mahognifacade på vores hus. Vores mahognifacade var en ægte perle, men den trængte til kærlig pleje, da vi overtog huset. Synet af de tørre, sprækkede træpaneler var en påmindelse om, at vedligehold er afgørende.

Facaden var faktisk ligefrem misligholdt, og i takt med den meget tørre og varme sommer, som vi var så heldige at have sidste år, var der bestemt ikke udsigt til, at træfacaden skulle komme i bedre stand – i hvert fald ikke af sig selv.

Optimalt set burde der have været udført løbende vedligehold på træet og gerne også i tiden op til, at vi overtog det. Dét at vedligeholde er nemlig nemmere at gøre løbende og i god tid, fremfor at samle sammen til senere.

Arbejdsmæssigt kan jeg dog godt forstå, at de tidligere ejere har nedprioriteret opgaven, da det viste sig at være et ret stort stykke arbejde.

Arbejdet bestod i, at hele facaden skulle pensles med mahogniolie. Det var egentlig hverken svært eller kompliceret, derimod var det både hårdt og tidskrævende – dels fordi det ikke var blevet gjort længe, så træet trængte til ekstra meget olie, og dels fordi jeg gjorde det om sommeren, hvor vi havde en herlig sommervarme, hvilket krævede adskillige pauser.

Efter mange dages slid og slæb, stod jeg endelig foran min færdige skabning og kunne ikke være mere tilfreds. Træet strålede igen med sin naturlige skønhed, og farverne poppede som aldrig før.

(Bare tag et kig på billedet af min hoveddør – det taler for sig selv!)

Det er en vigtig påmindelse om, at vedligehold altid lønner sig, selvom det kan være en udfordring.

Lad os nu kaste lys over denne indsigt og overføre den til vores digitale assistenter og RPA-verdenen.

Digitale assistenter i action: optimering og vedligeholdelse

Digitale assistenter er mestre i rutinearbejde, men når det kommer til kreativitet, er de desværre lidt på bagkant – de følger nøje de instruktioner, de er blevet tildelt, uden at afvige fra deres kurs. Vedligehold af disse assistenter kræver præcision og tilpasning, ligesom dét at vedligeholde en revnet mahognifacade.
En lille tilskyndelse hertil er, at når vi taler om vedligehold af digitale assistenter, er der tale om små ændringer eller tilføjelser til deres kode, så de igen kan udføre den opgave, som de var skabt til.

Forestil dig dette:

”Din digitale assistent har en opgave som starter med at åbne et vigtigt Excel-ark, men arket er forsvundet fra den mappe, hvor vi havde aftalt med vores kollegaer, at det skulle ligge. Der er altså metaforisk kommet sprækker i træværket, og virkeligheden er ikke helt som den optimalt set måske burde være. I stedet for at improvisere, som en menneskelig kollega nok ville, står den digitale assistent fastlåst, og hvis vi snakker en fredag morgen – ja: så hopper den digitale assistent på tidlig weekend uden at have løst sin opgave.”

Måske har du haft en kollega, der ville gøre det samme, men her går vi ud fra, at den menneskelige kollega gerne vil have løst problemet, så weekenden kan afholdes uden dårlig samvittighed.

Vi stræber selvfølgelig altid efter at gøre vores digitale assistenter så fleksible som muligt. Vi lærer dem at søge i andre mapper og steder, før de kaster håndklædet i ringen. Men selv de bedste assistenter kan løbe ind i blindgyder. Det er vigtigt at signalere og synliggøre, når de støder på udfordringer. At opdage problemerne er ikke altid lige så åbenlyst som at se, når din mahognifacade har brug for en kærlig omgang olie, men vi kan finde måder at gøre det mere synligt på.

Hvordan kan vi tackle dette?

Sæt turbo på de digitale assistenter – det sikrer topformen!

Lad os kaste os ud i en digital ekspedition og sikre, at vores automatiserede hjælpere aldrig taber pusten!

Først på dagsordenen: Vi skal lære vores digitale assistenter at råbe op, når de støder på udfordringer. Hvordan? Ved at skabe en standardiseret skabelon, der styrer dem gennem strabadserne og sikrer, at vi fanger alle de gyldne stumper af information og data, som vi har brug for til at udføre vores vedligehold.

Men før vi kan skabe skabelonen, skal vi lige overveje, hvilken information vi har brug for. Normalt når jeg selv skal finde den ultimative skattekiste af informationer som er nyttige at have, så kigger jeg på:

• Hvilken kunde tilhører den digitale assistent?
• Hvilken arbejdsproces taler vi om? En kort beskrivelse af den automatiserede proces
• Hvilket trin i automatiseringen har assistenten udfordringer med?
• På hvilket tidspunkt gik den i stå?

Det svarer her til, at jeg identificerer, hvor min mahognidør trænger til vedligehold (på forsiden af facaden), hvad problemet er (at det er helt tørt og sprukkent), og hvor længe det har stået på (tidshorisont).

De overstående punkter skal dernæst kommunikeres til hele teamet, så alle ved, at vi har en digital assistent, som har brug for vedligehold. For 7 år siden, da jeg startede med at udvikle digitale assistenter, så jeg ofte, at man lærte sine automatiseringer at sende en mail, når en udfordring opstod. Som tiden er gået, er det dog i langt højere grad blevet best practice, at man bliver gjort opmærksom via Teams.

Fra udfordringer til succes: Digital vedligeholdelse på næste niveau

Vidste du, at dine digitale assistenter kan blive ægte medspillere på jeres Teams-kanaler?

Hvis vi guider dem til at sende beskeder på Teams, når de møder udfordringer, kan de være behjælpelige med at sende de vigtige detaljer: kunde, arbejdsproces, trin og tidspunkt!

Vedligeholdelse af digitale assistenter er ikke bare en smørrebrødsanretning på et sølvfad!

Det kræver en række strategiske handlinger, der inkluderer væsentligt mere end blot en omgang olie til din mahognidør. Men at være opmærksom på behovet for vedligehold er det første skridt mod en fejlfri opsætning af digitale assistenter.

Således afslutter jeg denne artikel, som den startede:

”Vi skal passe på vores ting, for når vi passer på dem, så holder de både længere og giver os mere glæde og nytte.”

I den næste RPA-artikel tager vi et dybdedyk ind i mysteriet om “fejlhåndtering” på dine digitale assistenter. Her skal vi sammen udforske, hvorfor det er så vigtigt at tage hånd om disse digitale gåder, før de vokser sig for store!