Project Description

I samarbejde med Aptean har Melger’s Dranken fået fuldt overblik over deres forretning

Vores samarbejdspartner fra Aptean har i deres Food & Beverage-pakke fået tilføjet en ny løsning, der henvender sig til virksomheder inden for drikkevareområdet: DIN Edition.

Hos Melger’s Dranken var de ved at miste overblikket over de forskellige led i værdikæden. En voksende lagerbeholdning betød, at lageret ikke blev vedligeholdt og overvåget korrekt, hvilket medførte manglende indsigt og overblik over deres forretning.

Melger’s Dranken var nogle af de første til at få implementeret den nye DIN-løsning, og i dag kan se lukrere på at have tilbagevundet overblikket med større grad af funktionalitet, der har givet dem større kontrol og indsigt i lager, historik og margener – med andre ord har Melger’s Dranken fået fuld oversigt over alle forretningsprocesser i ét integreret system.

Under implementeringen har Aptean taget en snak med finanschef og direktør hos Melger’s Dranken, Toby Raamsveld og Dennis de Leeuw, hvor de sætter ord på den nye og optimerede hverdag, som DIN-cloudløsningen har medbragt.

Melger’s Dranken er en drikkevaregrossist med et af de største sortimenter i Holland. Virksomheden har oprindelse tilbage til 1972, hvor den åbnede under navnet Veronica Melger i byen Haarlem. Over årene er forretningen voksede sig så stor, at de for fem år siden blev opdelt i henholdsvis Melger’s Wijn en Dranken (butik) og Melger’s Dranken (drikkevaregrossist). Hele vækstspurten dannede også grundlaget bag motivationen for at få etableret en ny forretningssoftware; nærmere betegnet en softwareløsning, der ville være mere i overensstemmelse med virksomhedens daglige aktiviteter, og som de kunne bruge til at optimere logistiske processer. En måned efter at have været ’gået i luften’ med Aptean Food & Beverage ERP DIN Edition, snakkede Aptean med Dennis de Leeuw og Toby Raamsveld om Melger’s Drankens erfaringer med at få implementeret deres nye ERP-system.

 

Vækst gennem fleksibilitet, tillid og et bredt sortiment

De første indskydelser fra Toby Raamsveld, der er finanschef i Melger’s Dranken, lyder således:

”Som drikkevaregrossist er vi vokset betydeligt gennem de senere år. For eksempel, blev vi efter løftet til nyt ERP-system, udråbt til at måtte repræsentere Gulpener-øl, ligesom vi også fik lov til at sælge Jopen- og Uiltje-øl (øl, der er svære at opnå serveringsret på). Vores stærkeste force, ud over vores sortiment, er den leveringstjeneste, som kan leveres gennem vores egne chauffører. Grundet den tætte kommunikation med vores transportører er vi i stand til at operere fleksibelt og reagere lidt mere ud fra kundens individuelle behov og ønsker. At være tæt på vores kunder betyder, at vi er i stand til at opbygge tillid og troværdighed til vores såkaldte kernekunder. Det gælder barer, restauranter og andre virksomheder med skæve åbningstider, der ofte har lukket på de traditionelle leveringstidspunkter. Baseret på en opbygget tillid kan vi ganske enkelt levere varerne i butikkerne uden der er bemanding til stede, hvor vi samtidig kan tage de tomme partier med tilbage. Vores kunder vælger os ud fra den ekstra service. Vi er villige til at gå de ekstra skridt.”

Raamsveld uddyber videre: ”I løbet af de sidste par år er vi vokset enormt med hensyn til vores kundebase: dels takket være vores sortiment, service og fleksibilitet. Vores kundebase består af en blanding af nye virksomheder og kunder, som vi har leveret varer til i årevis. For eksempel har en ny bar, The Lager House, for nyligt åbnet i Amsterdam, hvor de tilbyder 51 forskellige fadøl. Denne kunde valgte os på grund af tidligere positive oplevelser med os. Vi leverer varer til mange kunder samt en anden hovedleverandør; vi er ofte anvendt, hvis en kunde har et specifikt behov inden for specialøl. Det er dét, de vælger os på”.

Nyt behov for aktuel indsigt

”Vi leverer nu til byer lige fra Haarlem til Rotterdam og Utrecht samt alt derimellem,” siger Raamsveld.

”Denne regionale vækst har foranlediget en anden lagerpolitik. Vi blev hurtigt klar over, at vores tidligere system hæmmede vores arbejde. Vi sad ofte fast, mens vi udførte de daglige aktiviteter. Lageret var ikke korrekt vedligeholdt, og det var en kæmpe udfordring at overvåge margenerne ordentligt, dels på grund af mangel på et godt overblik og indsigt. Da vores lagerbeholdning blev ved med at stige, vidste lagermedarbejderne efterhånden ikke længere, hvor kort eller hvor længe produkterne havde stået på hylderne.”

Raamsveld fortsætter: ”Desuden blev vi internt enige om, at vi i fremtiden ville arbejde med en EGL-tilladelse. Vores nuværende system kunne ikke imødekomme dette ønske. Derfor begyndte vi at orientere os mod en ny softwarepakke. Vi begyndte straks at lede efter den hollandske markedsleder inden for fødevarespecifikke løsninger, hvor vi hurtigt fandt Aptean – dette også fordi, at vores tre største leverandører, Hansen Dranken, Beer & Selected Beverages og Bier & Co, også var kunder i Aptean. Vi efterspurgte selv referencer, hvor det viste sig, at de muligheder, som vi hidtil havde manglet i vores softwareløsning, var garanteret og implementeret i Apteans løsning. Valget blev derefter hurtigt truffet.”

Emballage og bæredygtighed

”Vi ser, at markedet er under hastig og konstant forandring. Generelt ligger én af de store udfordringer for drikkevaregrossister i emballagedelen. Selvom alle skiftede til plasttønder for to år siden, er de nu gået tilbage til ståltønder. Mindre eller nystartede bryggerier starter normalt med plasttønder på grund af omkostningerne. Ulempen ved plastik er, at den koster alt fra 10 til 15 euro pr. tønde og at den kun bruges én gang for efterfølgende at blive smidt væk. Bryggerier, der vokser, er mere tilbøjelige til at investere i ståltønder. Disse er mere bæredygtige og på grund af muligheden for genbrug er prisen i sidste ende billigere. Ståltønder er dyrere at producere, men på den anden side har de en indskudsværdi på 50 til 60 euro pr. tønde. Vi mistede fuldstændig overblikket over emballagen og dens værdi. Nu har vi genvundet overblikket og de rette indsigter, hvorfor vi ved, at vi i øjeblikket har 70.000 euro udestående i emballage! Det er en betydelig værdimængde, som vi skal håndtere på en ordentlig måde.”

Penge i stilstand – at træffe strategiske valg

”Ligesom det var tilfældet med overblikket over emballageomkostningerne, var der heller ingen indsigt i antallet af paller og deres værdi,” siger Raamsveld. ”Vi plejede udelukkende at bruge DPB-paller. Disse er bæredygtige paller, der også kommer med en høj indkøbspris på 22,50 euro pr. palle. Under en optælling opdagede vi, at vi havde mere end 450 af disse paller – det er penge i fuldkommen stilstand. Den ekstra indsigt får dig til at tænke over, hvordan du skal håndtere problematikken i et fremtidsperspektiv. Det hjælper dig med at se kritisk på din virksomhed, hvorudfra du er i stand til at træffe de rigtige beslutninger.”

Verden ændrer sig hurtigt, og Aptean følger med udviklingen, ligesom vi gør det inden for specialøl. Vi ved allerede, hvordan vores fremtidige køreplan, så er vi er garderet og sikret med opdateret software til fremtiden.

Dennis de Leeuw , direktør hos Melger’s Dranken

Implementeringsproces

”I starten af implementeringsprocessen arbejdede vi sammen med en virksomhedskonsulent for præcist at kortlægge, hvad vi havde brug for. De specifikke krav til vores ERP-system var: større kontrol og indsigt i blandt andet lager, historik og margener, mere effektivt arbejde, mulighed for punktafgiftsregistrering – alt i alt en fremtidssikret pakkeløsning. Som en del af vores tilgang valgte vi at jeg skulle arrangere alt vedrørende præinstallation og testning i samarbejde med konsulenten. Da dette var gjort, kunne vi foretage den resterende overførsel til vores medarbejdere.”

På spørgsmålet om, hvorvidt der var en ændring i processerne, svarer Raamsveld: ”Der var bestemt en ændring i, hvordan vi arbejdede, men i positiv forstand. Man ændrer alligevel flere processer, fordi systemet fungerer anderledes, og du begynder kritisk at undersøge, hvilke områder der kan forbedres. For at komme med et eksempel: tidligere har vi udskrevet følgesedler i to eksemplarer, så vi kunne kontrollere alt dobbelt. Vi ledte altid efter den nemmeste måde, så vi kunne blive ved med at bevæge os fremad. Nu er vi bedre struktureret og er begyndt at arbejde mere digitalt, men alt er stadig trin for trin. En anden proces, der har ændret sig, er oprettelsen af transportordrer. Vi plejede at gøre dette i Excel, og vi havde altid en følgeseddel til hver ordre. Nu kan vi gøre det i en batch.”

 

B2B-ordreside

Derudover har Melger’s valgt at tilføje bestemte moduler som Bonus Management og B2B-ordresiden.

”Vi har arbejdet med B2B-ordresiden siden dag ét, og vi er meget tilfredse i dag. Først tog det noget tid at vænne sig til det, fordi vi arrangerede det lidt anderledes end hvad vi var vant til. Alt er nu på hjemmesiden, selv når varerne ikke er på lager. Vi plejede at fjerne disse produkter fra hjemmesiden, men nu kan vi lade dem stå. Vi har organiseret det, så vi kan levere alt inden for en uge. For eksempel kan vi behandle alle varer fra en kunde, der ikke er på lager, som en ’on-delivery ’-ordrer. Vi bestiller det derefter direkte fra leverandøren, hvor vi vil have varen hos os få dage efter. Min mavefornemmelse siger, at denne mulighed giver os meget mere salg og færre fejlsalg. Kunder, der tidligere har angivet, at de ville bestille en vare, der ikke var på lager hos os fra en anden leverandør, bestiller nu fra os. Vores kunder modtager en meddelelse omkring det. Jeg lagde denne meddelelse i den samme ordrebekræftelse med oplysningerne om, at den manglende vare snart ville være tilbage. Eller for hver vare tilføjede jeg, hvor lang leveringstiden vil være. Kunderne er meget tilfredse med dette, fordi vi plejede at sige ’ikke tilgængelig’ på følgesedlen, men når alt kom til alt var kunden uvidende. Nu er vi i stand til at levere ordreoplysninger mere detaljeret og kommunikere mere gennemsigtigt.”

Bonus Management

”Vi bruger bonusfunktionen i samarbejde med Gulpener. Mange kunder modtager store bonusser. Jeg plejede at udføre bonusberegningerne manuelt. Først og fremmest er det meget fejlbehæftet, og for det andet er det meget arbejde, hvis du har en stor kundebase. Nu konfigurerer jeg det for hver kunde, og derefter beregnes det automatisk med et tryk på en knap. Dette kommer til at spare os en masse tid. For flere kunder gør vi dette månedligt, kvartalsvis eller årligt. Vi kan også beregne bryggeriernes deltagelse – det er to fluer med ét smæk!”

Hvad var den største gevinst?

”For mig som økonomichef er det klart overblikket. Med Aptean som ERP-partner er det nu let at se, hvor meget vi rent faktisk tjener pr. kunde, hvad en kunde køber og hvad den ultimative fortjenstmargen udgøre. Før kunne vi ikke se det øjeblikkeligt. Overblik og indsigt over hver leverandør er også blevet meget bedre. Nu kan vi også se, hvad omsætningshastigheden er for varer: ’hvad har været der mere end en måned, og hvorfor stopper vi ikke med at sælge det?’ – den indsigt hjælper os med at træffe visse strategiske valg. Det er nok det største plus for mig.”

Ledelsesrapportering

”Ledelsesrapporteringen vil også hjælpe os med at guide alle led i virksomheden bedre. Baseret på et Jet Reports-kursus arbejder jeg i øjeblikket på at anvende den viden, som jeg har tilegnet mig, til vores egne rapporter. For eksempel kører jeg allerede lagerlisterne for vores repræsentanter baseret på Jet. Repræsentanten kan derefter basere vedkommendes handlinger på det, som vi aktuelt har på lager.”

Samarbejdet inkluderede hyppig kommunikation, og folk hos Aptean er meget professionelle

Dennis de Leeuw, direktør hos Melger’s Dranken

Fremtidsudsigter

I en snak med Dennis de Leeuw, direktør hos Melger’s Dranken, talte Aptean med om ambitionerne hos Melger’s Dranken og den generelle markedsudvikling:

”Vi vil stadig vokse og etablere en endnu stærkere position inden for specialølbranchen,” forklarer de Leeuw. ”I øjeblikket ændrer tingene sig så hurtigt, at det giver os mange handlemuligheder på regionalt plan. Vi vil også fokusere på caféer, der har øjne for specialøl. Ganske enkelt fordi, at de altid er opsøgende i forhold til nye, specielle og varierende produkter. Det er vores største vækstmål. Der er meget bevægelse på markedet, mange sæsoner for forskellige øl og forskellige varianter: vores kunder kommer til os, netop fordi vi mixer tingene sammen.”

Ønsker jeres drikkevarevirksomhed også at få enkle og effektiviserede arbejdsgange gennem DIN-løsningen?

Oplever I også, at jeres virksomhed inden for drikkevarefeltet kunne løfte arbejdsprocesser på tværs, og at medarbejderne kunne bruge deres tid mere hensigtsmæssigt? I Notora arbejder vi for at levere ERP-løsninger, der effektiviserer og optimerer virksomhedens værdikæde.

Vi kommer gerne ud og tager en snak omkring, hvilke processer I med rette kan fokusere på og justere i forbindelse med implementeringen af en ny ERP-løsning.

Book et møde nu