Project Description

Delta Wines valgte Aptean Food & Beverage ERP-cloudløsningen for at få bedre styr på skalerbarhed, pålidelighed og sikkerhed

Vores samarbejdspartner fra Aptean har i deres Food & Beverage-pakke fået tilføjet en ny løsning, der henvender sig til virksomheder inden for drikkevareområdet: DIN Edition.

Delta Wines var nogle af de første til at få implementeret den nye DIN-løsning oppe i skyen, og dette af flere årsager. Førhen havde de haft svært ved at facilitere en kontinuerlig vækst på grund af manglende fleksibilitet i deres daværende on-premises-løsning, da for mange forskellige løsninger var bundet op på hinanden. I dag er historien midlertidig en anden, hvor de nu altid er opdateret med de nyeste versioner, arbejdet kan foretages hvor som helst, når som helst, ligesom de igennem deres DIN-cloudløsning har sikret skalerbarhed, pålidelighed og sikkerhed.

Under implementeringen har Aptean taget en snak med driftschef og it-chefen hos Delta Wines, Valentijn Schenk og Marcel Versluis, hvor de sætter ord på den nye og optimerede hverdag, som DIN-cloudløsningen har medbragt.

Vokseværk på få år

Delta Wines er den største vinimportør i Holland, hvor de gennem en årrække har oplevet en sund vækst. Takket være den økonomiske succes, udvidede de for tre år siden deres distributionscenter, så de var i stand til at styre og understøtte en kapacitet på 24.500 paller, hvilket svarer til 15 millioner flasker vin.

Virksomheden ekspanderer fortsat, både nationalt og internationalt, og for at ligge yderligere lag på denne positive udvikling har de for nyligt valgt at integrere deres cloudbaserede ERP-platform med en række specifikke ’drikkevarefunktioner’ fra Aptean Food & Beverage ERP DIN Edition.

Valentijn Schenk, driftschef hos Delta Wines, og Marcel Versluis, it-chefen, har forsøgt at reflektere over, hvilke motiver virksomheden havde for at vælge en cloudbaserede løsning:

”Delta Wines er vokset utrolig hurtigt,” lyder det fra Schenk. ”Hvor vi for et par år siden var meget stolte over at have sendt 20 millioner flasker ud fra lageret, landede vi sidste år på et tal over 70 millioner. Vi har opnået denne store stigning i salg af vin ved at opbygge et intensivt samarbejde med supermarkeder, vinspecialister og øvrige partnere i restaurationsbranchen.”

”Vi er garderet og sikret mod kriser, fordi vi betjener og agerer på så mange forskellige markeder,” fortsætter Schenk. ”Selvfølgelig mærker vi en forskel igennem de forskellige salgskanaler, men da vi leverer til både detailbranchen og traditionelle handels- og cateringgrossister, er vi i højere grad i stand til at kunne håndtere eventuelle tab. Ved at træffe velovervejede valg sikrer vi på sigt, at virksomheden forbliver sund. Det er nøglen til vores succes.”

Aptean har en cloudstrategi, der er understøttet af en bred portefølje med dokumenterede produkter. Når du lægger alting sammen, blev beslutningen om at vælge denne løsning meget lettere.

Marcel Versluis, it-chef, Delta Wines

Fokus på e-handel og nye forbrugertendenser

”Selvom vinforbruget i Holland i øjeblikket falder lidt, ser vi stadigvæk onlinesalg som et vækstende marked,” uddyber Schenk. ”Og hvis vi i Delta Wines tror på, at fremtidens vækst ligger inde for onlinesalg, så skal vi som virksomhed også i højere grad omfavne digitalisering selv. Vores plan frem mod 2024 er temmelig ambitiøs. For os er det vigtigt, at vores systemer er i stand til at forfølge væksten, og at vi i vores daglige processer ikke bliver hæmmet.”

I november 2020 blev Delta Wines delvist købt af Navitas Capital, og som storaktionær er virksomheden naturligvis meget involveret i forretningen. De kommer med vejledninger, men i sidste ende overlader de endelige beslutninger til Delta Wines.

”Sidste gang vi foretog en opgradering var tilbage i 2016,” forklarer Marcel. ”Allerede dengang stod vi over for valget om, hvorvidt vi skulle skifte til en cloudbaserede løsning. På det tidspunkt havde vi ikke særlig store forventninger og ambitioner med vores ERP-platform, hvor vi egentlig var tilfredse med, hvordan det fungerede. Men at vi selv skulle ’hoste’ vores on-premises-løsning betød, at vi blev direkte begrænset i de ressourcer, som vi havde til rådighed. Hvis der pludselig opstod øget pres på vores produktionskapacitet gennem større efterspørgsel, risikerede vi, at vores system ikke ville kunne følge med på den lange bane.”

”Det er ikke længere holdbart at være ’host’ for ens eget system, hvor vedligeholdelse af egen infrastruktur og øvrige opgraderinger hver 5. til 7. år er omfattende,” forsætter Marcel. ”Vores vækst har betydet, at vi som virksomhed ikke har tid til at hvile på laurbærrene. Vi har dage, hvor mere end 500.000 flasker vin ryger ind og ud af vores lager, hvor det ville være problematisk, hvis vi blev nødt til at stoppe vores processer i tre eller fire timer. Ved at overgå til en cloudløsning og lade Aptean håndtere vedligeholdelsen af systemet, opnår vi skalerbarhed, pålidelighed og sikkerhed.

”Vi har også bemærket, at evnen til at arbejde fleksibelt – herunder er hjemmearbejde inkluderet – har givet det sidste løft, som vi havde brug for,” afslutter Marcel. ”Når der sker noget på produktionsanlægget, skal du kunne logge ind fra et andet sted og samtidig stole på, at man stadig er i stand til at udføre de nødvendige opgaver.”

Automatisering gennem digitalisering

En anden grund til at vælge en cloudløsning var muligheden for at kunne benytte sig af automatiske opdateringer. Disse har givet virksomheden mulighed for at holde sig opdateret på de nyeste trends uden komplicerede og tunge opgraderinger samtidig med, at de drager fordel af de nyeste funktioner uden store tilpasninger.

”Som organisation forsøger vi hele tiden at lægge yderligere lag på,” fortæller Schenk. ”Vores stab er ikke særlig stor, og vi forsøger derfor at bruge vores folk så effektivt som overhovedet muligt. Vi arbejder med en række systemer – Aptean Food & Beverage ERP DIN Edition er blot ét af dem. Alle disse processer skal fungere og være ajourført, så vi kan fokusere på vores kerneforretning.”

”Verden bevæger sig hele tiden hurtigere og hurtigere, og vi har at gøre med et internationalt produkt og leverandører, der spænder fra en 2-personers virksomhed til kæmpe vinoperatører,” fortsætter Schenk. ”Du skal bruge tid og energi på at forbinde virksomheden med en verden, der bliver mere og mere gennemsigtig. Igennem en app på telefonen er alle i stand til at se, hvad en flaske vin koster – derfor vil vi ikke bekymre os om vores ERP.”

”Vi har nu et ERP-system, der opfylder vores egne krav som vinimportør – systemet fungerer og det er up-to-date,” afslutter Schenk. ”At have denne tiltro og pålidelighed til vores ERP-partner giver os mulighed for at bruge tiden på andre ting.”

”Vi forventer, at det bliver lettere at bruge applikationen,” forklarer Marcel. ”Vi har adgang til vores oplysninger fra alle steder uden vi skal igennem for mange omveje. Hele systemet vedligeholdes af en enkelt leverandør, og derved behøver vi ikke forholde os til flere forskellige aktører med lange svartider, hvis der pludselig opstår et problem.”

”Apteans opkøb af DIN-løsningen overraskede os faktisk på en positiv måde,” forklarer Schenk. ”Aptean har en klar cloudstrategi og en bred vifte af dokumenterede produkter. Når du lægger det hele sammen, gør det beslutningen om at gå efter denne løsning meget lettere. Ansvaret for systemstyringen vil snart være fuldstændig overladt til Aptean. Hvis vi oplever et problem, kan vi stole på, at det vil blive løst uden at vi skal stå som mellemmænd mellem en række forskellige udbydere.”

”Hvis man binder for mange løsninger sammen, kan det skabe en stor teknisk labyrint, der i sidste ende kan medføre funktionsfejl,” tilføjer Schenk. ”På den ene side er det rart, at du ikke længere skal ’hoste’ fra en lokal server, men samtidig lægger du også hele din skæbne i andres hænder. Du skal have tillid til din leverandør og lave klare aftaler. Man skal sørge for, at det virker.”

”Udviklingen inden for e-handel og KPI’er og dashboards i Apteans Business Intelligence-løsning appellerede også til os,” fortsætter Schenk. ”Der er forberedte dashboards, som står klar til kunden – de er helt skræddersyet til virksomheder inden for mad- og drikkeindustrien. Fordelen er, at ingen fra vores organisation skal bruge mere tid og energi på disse værktøjer, hvor vi nu straks er i stand til at kunne bruge disse færdige løsninger.”

”Derudover fungerer Apteans store kundebase som en stor tryghed, da de har erfaringer med test af løsninger eller justeringer. Det er bestemt en fordel at arbejde med en større partner,” afsluttede Schenk.

Delta Wines har startet den første fase af implementeringen af deres nye cloudløsning og vil fortsat samarbejde med Aptean i takt med, at systemet udfoldes.

Ønsker jeres drikkevarevirksomhed også at få enkle og effektiviserede arbejdsgange gennem DIN-løsningen?

Oplever I også, at jeres virksomhed inden for drikkevarefeltet kunne løfte arbejdsprocesser på tværs, og at medarbejderne kunne bruge deres tid mere hensigtsmæssigt? I Notora arbejder vi for at levere ERP-løsninger, der effektiviserer og optimerer virksomhedens værdikæde.

Vi kommer gerne ud og tager en snak omkring, hvilke processer I med rette kan fokusere på og justere i forbindelse med implementeringen af en ny ERP-løsning.

Book et møde nu