Easyfood: Skiftet til en solid ERP-platform giver værdi og stabilitet oveni vækstspurt
Den danske convience-producent Easyfood var på udkig efter en ny ERP-løsning, der var standardiseret i sin opbygning og specialiseret til at kunne favne fødevarebranchen. De valgte SI Foodware og erstattede en ”brændende platform” med en solid ERP-platform, der kan anvendes og udvikles i det tempo, som virksomheden sprinter i for tiden
Danske Easyfood er en virksomhed med vokseværk indenfor ”out-of-home” fødevaremarkedet. Virksomheden har specialiseret sig inden for B2B fødevaresalg af bagværk og bageriprodukter til både engros- og detailhandel.
For at kunne fortsætte vækst og udvikling, havde Easyfood derfor brug for et nyt og tilpasset ERP-system, der kunne imødekomme virksomhedens behov – særligt inden for HR, logistik, sporbarhed og produktion. I og med at virksomheden er specialiseret indenfor fødevarer og især bagværk, var det vigtigt med en leverandør og en ERP-løsning der kunne operere med branchens specifikke udfordringer. Derudover efterspurgte virksomheden et system, der var let at vedligeholde og supportere, let at overgå til, intuitivt at anvende og som havde de nødvendige branchespecifikke applikationer.
Derfor bruger Easyfood i dag SI Foodware fra Schouw Informatisering. ERP-systemet er en førende Microsoft Dynamics NAV løsning målrettet fødevarebranchen. På den måde understøttes Easyfood i dag af et ERP-system, der er både er standardiseret og alligevel specialiseret til deres branche og deres udfordringer.
Fra ultraspecifik systemløsning til intuitive moduler
En udfordring flere virksomheder kan nikke genkendende til, er at deres ældre legacy systemer er svære at håndtere og tunge i drift. Dog er de stadig funktionelle og for det meste specialtilpasset virksomheden.
Samme udfordring havde Easyfood. Så da deres ERP-system ikke længere kunne understøttes, var det tid til at forlade den ”brændende platform” som Chief Analytics Officier, Anders Dahlmann-Hansen, beskriver det.
”Vores gamle system havde sat os på en brændende platform, da det ikke længere svarede til vores behov. Vi ville minimere sårbarheden i at have et ultratilpasset system, der ikke længere kunne supportes, og som kun få medarbejdere var i stand til at håndtere.”
Anders Dahlmann-Hansen peger her på en anden gængs udfordring ved, at virksomheder gøres utroligt sårbare, hvis deres medarbejders viden ikke overleveres og lagres tilstrækkeligt. At bestemte medarbejdere gøres for uundværlige, så ferieafvikling, arbejdsudsving og sygdom skaber stress i medarbejderstaben.
Derfor havde Easyfood brug for at øge deres dataforankring, så arbejdet gøres lettere tilgængeligt, og at data aktivt kan bruges i forhold til både fortid, nutid og fremtid. En løsning der i dag er løst med blandt andet SI Foodware intuitive moduler.
”Vi valgte en løsning, der ligger indenfor Microsoft-familien, som var genkendelig for os. I dag står vi med en forretningsgang, hvor rigtig meget af vores medarbejders viden er lagret i data. Det gør det lettere at hyre medarbejdere ind og skabe vækst og sikkerhed.”
Solid ERP-platform gav ro i vækstspurt
At Easyfood er en virksomhed i vækst blev understreget i slutning af 2018. Her annonceredes det i en pressemeddelelse d. 21. december, at fødevarekoncernen Orkla havde opkøbt 90% af aktierne i Easyfood A/S. Virksomhedssalget og sammenslutningen af de to virksomheder giver begge parter en styrket positionering på det nordiske og internationale fødevaremarked.
Det var afgørende at Easyfoods nye ERP-platform var solid og funktionel fra dag ét, så det nye samarbejde kunne udvikles uforstyrret og fokusere på fremtiden.
Det samme glæder samarbejdet omkring implementering med IT-leverandøren. For som Anders Dahlmann-Hansen siger:
”Hvordan håndterer man, at vi ikke kan forudse alt? Det hjalp os, at Notora har en pragmatisk tilgang til, at problemer skal løses hen af vejen. Derudover havde vi god kemi hele vejen igennem med Notora. De satte sig ind i vores medarbejderes tankegang og tog udgangspunkt i, hvem der skulle bruge ERP-systemet.”
Det har derfor været værdiskabende for Easyfood at få en solid ERP-platform at stå på, især midt i en rivende virksomhedsudvikling.
”Det var med ro i maven, at vi slukkede for vores gamle system d. 1. oktober 2018 og tændte for det nye. Det virkede med det samme. I dag, i vores fase 1, kan vi lave det vi skal. Det er bare lettere at anvende og implementere, blandt andet vores HR modul og sikring af GDPR. Det betyder også, at vi kan begynde at se frem mod, hvad næste fase skal indeholde.”
En partner med kendskab til markedets udfordringer
Som fødevarevirksomhed har Easyfood naturligt mange komplekse udfordringer. Foruden et nationalt og internationalt salg, håndterer virksomheden ”levende produkter”, har 120 forskellige debitorer, 350 salgsvarenumre, 400 forskellige råvarer og godt 1000 leverandører. Som fødevareproducent er virksomheden også underlagt en række regulativer og afgifter, ligesom prisen på visse råvarer, f.eks. svinekød og mejeriprodukter, kan have store prisudsving.
At håndtere disse branchemæssige uforudsigeligheder i et ERP-system kræver god sparring og specifik viden fra leverandøren. Derfor valgte Easyfood at få Notora som ERP-leverandør på SI Foodware. Anders Dahlmann-Hansen forklarer:
”Notora havde forståelsen af hvilke fødevareapplikationer, der tjener vores branche bedst. Vi så, at SI Foodware sagtens kunne favne en brødproducent og giver et solidt fundament til at styre fødevaretransaktioner og produktioner.”
Yderligere gav det mening at vælge en leverandør, der tror på, at man kan bruge standardsystemer til mange ting, så længe det er et branchespecifikt ERP-system. Anders Dahlmann-Hansen peger på, at der er stor værdi i, at medarbejderne kan overskue og anvende ERP-systemet, fremfor at det er omfattende og altomfavnende fra start.
En tilgang der er også essentiel hos Notoras konsulenter og løsningseksperter.
Hvad kan jeres virksomhed bruge Foodware 365 til?
Kan jeres virksomhed genkende nogle af ovenstående udfordringer, eller begår I jer også inden for en kompleks fødevarebranche, så kan Foodware 365 måske bringe værdi til jeres virksomhed? Den internationale fødevareløsning SI Foodware fra Schouw er det førende Microsoft Dynamics NAV add-on til fødevareindustrien. Systemet er særligt udviklet til distributører og producenter.
Kombineret med Business Central indeholder Foodware applikationer, der kan håndtere: Økonomistyring, indkøb, kvalitetssikring, leveranceplanlægning, produktion, lagerstyring og salg. Alt sammen integreret og kombineret i samme agile platform.